Khách sạn, tổ chức sự kiện

Lĩnh vực hoạt động

Khách sạn, tổ chức sự kiện

Khách sạn, tổ chức sự kiện

Sự kiện là một trong những chương trình quan trọng của các khách sạn, nhà hàng, đòi hỏi nhân viên phải nắm chắc quy trình tổ chức sự kiện. Vậy sự kiện được tổ chức như thế nào mới hiệu quả? Cùng Chefjob.vn tìm hiểu về các bước thực hiện và tự tin áp dụng ngay với nhà hàng, khách sạn bạn đang làm việc nhé.

Có nhiều loại hình sự kiện khác nhau: Hội nghị, hội thảo, đám cưới, sinh nhật, khai trương, tiệc cuối năm… Mỗi kiểu sự kiện có đặc trưng riêng, cách tổ chức cũng ít nhiều có sự khác nhau, tùy vào quy mô của đơn vị tổ chức và yêu cầu của khách hàng. Bạn đang là nhân sự khách sạn, nhà hàng? Bạn đã nắm chắc quy trình tổ chức sự kiện chuẩn nhất?

Tiếp nhận yêu cầu từ cấp trên/ khách hàng

Khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng (hay cấp trên), người tổ chức sự kiện (hay còn gọi là Event Coordinator) sẽ có hình dung ban đầu về chương trình: Loại hình sự kiện, mục tiêu tổ chức, thời gian tổ chức, đối tượng và số lượng người tham dự, các yêu cầu riêng của đối tác…

Sáng tạo ý tưởng và chủ đề cho sự kiện

Sau khi tổng hợp thông tin từ phía khách hàng, bộ phận Sự kiện sẽ họp lại để bàn bạc về ý tưởng chủ đạo cho chương trình. Đây được xem là “linh hồn” của sự kiện, có thể do trực tiếp khách hàng đưa ra, hoặc nhóm sáng tạo cùng nhau thảo luận tìm ra ý tưởng dựa vào yêu cầu của khách hàng. Một chủ đề lý tưởng phải phù hợp với thông điệp của sản phẩm, mục tiêu truyền thông cũng như hành vi xã hội và đối tượng hướng đến.

Xây dựng kế hoạch tổ chức

Sau khi đã phác họa chủ đề, bạn lên kế hoạch tổ chức chi tiết cho sự kiện, đảm bảo các nội dung:

  • Địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện
  • Các loại thiết kế: Backdrop, standee, bandrol, vé mời, thư mời…
  • Nội dung chi tiết: Các hoạt động diễn ra, khoảng thời gian dự kiến, những dụng cụ/ thiết bị cần chuẩn bị…
  • Số lượng nhân lực cần cho sự kiện
  • Kế hoạch truyền thông (tùy sự kiện)
  • Dự trù kinh phí và báo giá cho khách hàng/ cấp trên
  • Phương pháp đo lường hiệu quả
  • Phương án xử lý những rủi ro có thể xảy ra (mất điện, trời mưa…)Kế hoạch sau khi hoàn thành cần được thuyết trình với cấp trên/ khách hàng để xác định mức độ khả thi, nội dung nào cần chỉnh sửa… Sau khi nhận được sự đồng ý từ khách hàng/ cấp trên thì sự kiện mới chính thức được tổ chức.

Triển khai quy trình tổ chức sự kiện

Trước sự kiện: Nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện là phân công công việc cho từng bộ phận, nhân sự, thời hạn cụ thể cho từng hạng mục và theo dõi tiến độ để đảm bảo công tác chuẩn bị được chỉn chu nhất.

  • Phân chia công việc cho từng nhân sự.
  • Khảo sát địa điểm tổ chức.
  • Liên hệ các nhà cung cấp hỗ trợ dịch vụ như ánh sáng, âm thanh, nghệ sĩ…
  • In ấn các loại thiết kế, đảm bảo không có sai sót
  • Truyền thông sự kiện theo kế hoạch
  • Dàn dựng không gian, lắp đặt các dụng cụ, thiết bị
  • Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời, phương tiện đi lại cho khách mời
  • Tổng duyệt chương trình…Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện, người tổ chức sự kiện chính sẽ điều hành mọi hoạt động, chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng khách hàng.

Sau sự kiện: Khi sự kiện kết thúc, bạn cần thu dọn toàn bộ, bàn giao lại địa điểm cho các bên liên quan. Đồng thời, các thiết bị, vật dụng đã thuê cần trao trả cho nhà cung cấp.

Đánh giá hiệu quả, báo cáo tổng kết sự kiện

Việc tổng kết, đánh giá sự kiện giúp nhân sự có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức, rút kinh nghiệm cho những chương trình sau được tốt hơn. Qua đó, bạn tổng kết các hạng mục: Số lượng người tham dự, phản hồi của người tham dự, kết quả công tác truyền thông, quyết toán chi phí, những gì chưa hoàn thành… Sau đó bạn làm báo cáo tổng kết gửi cho cấp trên/ khách hàng.